Algemene Voorwaarden

English blow

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1: Definities

In deze Algemene Voorwaarden worden de hiernavolgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven:

Algemene Voorwaarden: de onderhavige algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van Reflective.
Reflective / Opdrachtnemer: de besloten vennootschap Reflective B.V., kantoorhoudende te Nijverheidssingel 315, 4811 ZW Breda, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85223654.
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Overeenkomst aangaat met Reflective.
Partijen: Reflective en de Opdrachtgever gezamenlijk.
Derdeleverancier: een externe leverancier met wie de Opdrachtgever of Reflective een overeenkomst aangaat die gerelateerd is aan de uitvoering van de Diensten en/of levering van Programmatuur.
Dienst(en): alle door Reflective ten behoeve van de Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden en prestaties.
Offerte: een formeel schriftelijk aanbod van Reflective tot het sluiten van een Overeenkomst.
Overeenkomst / Opdracht: de door Partijen geaccepteerde afspraak inzake de overeengekomen werkzaamheden die Reflective voor de Opdrachtgever verricht of laat verrichten.
Project: een door Reflective georganiseerd traject dat op maat voor de Opdrachtgever wordt ontwikkeld en verzorgd.
Scope: de omschrijving van de aard, omvang en beperkingen van een project, waarmee de doelen en deliverables worden gekaderd.
Analyses: vragenlijsten of datametingen die (digitaal) worden afgenomen en verwerkt, waaruit een rapport met inzichten over de deelnemers voortvloeit.
Training / Workshop: een vorm van door Reflective te verzorgen kennisoverdracht, interactieve (groeps)sessie of onderwijs, die zowel digitaal als fysiek kan plaatsvinden.
Werkdagen: kalenderdagen, behoudens weekenden en algemeen erkende Nederlandse feestdagen (waarbij 5 mei jaarlijks als Werkdag geldt).
Werkuren: de uren tussen 09.00 uur en 17.00 uur tijdens Werkdagen, dan wel (in geval van interim-dienstverlening) acht aaneengesloten uren tussen 08.00 uur en 18.00 uur.

Artikel 2: Toepasselijkheid Algemene Voorwaarden

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en Offertes van Reflective, alsmede op alle Overeenkomsten en daaruit voortvloeiende verbintenissen waarbij Reflective Diensten aan de Opdrachtgever levert.
De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze door Reflective uitdrukkelijk en schriftelijk zijn aanvaard.
Indien een bepaling uit deze Algemene Voorwaarden nietig blijkt te zijn of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen, waarbij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk behouden blijven.

Artikel 3: Totstandkoming Overeenkomst

Alle Offertes van Reflective zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders is aangegeven. Een in de Offerte genoemde termijn ziet uitsluitend op de geldigheid van het aanbod en doet geen afbreuk aan het vrijblijvende karakter ervan.
De Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de aan Reflective verstrekte gegevens waarop de Offerte is gebaseerd.
Een Overeenkomst komt tot stand zodra de Opdrachtgever het aanbod schriftelijk aanvaardt, bijvoorbeeld door ondertekening van een Offerte of opdrachtbevestiging.
Indien de aanvaarding afwijkt van de Offerte, geldt dit als een verwerping van het oorspronkelijke aanbod en als een uitnodiging tot het doen van een nieuwe Offerte.
Mondelinge toezeggingen binden Reflective uitsluitend indien deze schriftelijk door een daartoe bevoegde vertegenwoordiger van Reflective zijn bevestigd.

Artikel 4: Prijzen en uurtarieven

De in een Offerte vermelde prijzen en uurtarieven gelden gedurende de daarin aangegeven geldigheidstermijn. Tenzij uitdrukkelijk een vaste prijs is overeengekomen, geschiedt facturering op basis van nacalculatie van de daadwerkelijk bestede uren.
Alle prijzen en tarieven luiden in euro’s en zijn exclusief btw en andere heffingen van overheidswege.
Reis-, verblijf- en cateringkosten worden, tenzij anders overeengekomen, separaat in rekening gebracht.
Kosten voor analyses, licenties of andere externe voorzieningen worden separaat doorbelast, tenzij anders overeengekomen. De Opdrachtgever is gehouden aan de (licentie)voorwaarden van desbetreffende Derdeleveranciers en vrijwaart Reflective tegen aanspraken wegens schending daarvan door de Opdrachtgever.
Voor werkzaamheden buiten de reguliere Werkuren geldt een toeslag zoals in de Offerte of Overeenkomst is vastgelegd.
Reflective heeft het recht haar tarieven jaarlijks per 1 januari te indexeren op basis van het door het CBS gepubliceerde prijsindexcijfer “Cao-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur (2010=100)” van het voorgaande jaar. Prijsverhogingen vanuit toeleveranciers mogen door Reflective direct worden doorberekend aan de Opdrachtgever.
Indien de Opdrachtgever uit meerdere (rechts)personen bestaat, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de betalingsverplichtingen.

Artikel 5: Facturering en betaling

Facturering geschiedt in de regel achteraf. Voor opdrachten met een transactiewaarde boven € 10.000,- kan Reflective tot 50% van het totaalbedrag vooraf factureren, tenzij anders is overeengekomen.
Werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke Scope vallen, kwalificeren als meerwerk en worden gefactureerd tegen de alsdan geldende tarieven. De Opdrachtgever aanvaardt dat meerwerk invloed kan hebben op de oplevertermijnen.
De Opdrachtgever dient facturen binnen veertien (14) dagen na factuurdatum te voldoen, zonder enig beroep op korting, opschorting of verrekening.
Bij overschrijding van de betalingstermijn is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Vanaf dat moment is de wettelijke handelsrente, vermeerderd met 2% per maand over het openstaande bedrag, verschuldigd.
Alle buitengerechtelijke incassokosten (met een minimum van 15% van de hoofdsom en een absoluut minimum van € 500,-) alsmede daadwerkelijk gemaakte gerechtelijke kosten komen volledig voor rekening van de Opdrachtgever.
Klachten over facturen of de geleverde Diensten dienen binnen vijf (5) Werkdagen na factuurdatum respectievelijk uitvoering schriftelijk te worden ingediend, bij gebreke waarvan de rechten van de Opdrachtgever ter zake vervallen.
Het is de Opdrachtgever niet toegestaan vorderingen op Reflective te cederen of te verpanden (goederenrechtelijke werking ex art. 3:83 lid 2 BW).
Reflective is gerechtigd op elk moment zekerheidstelling te verlangen van de Opdrachtgever en de eigen werkzaamheden op te schorten totdat deze is verstrekt.

Artikel 6: Looptijd, opschorting en beëindiging

Een Overeenkomst wordt aangegaan voor de daarin vermelde duur. Bij gebreke daarvan geldt de Overeenkomst als aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij de aard van de Diensten anders meebrengt.
Overeenkomsten voor onbepaalde tijd kunnen door beide Partijen na minimaal één (1) jaar schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) maanden.
Duurovereenkomsten (zoals abonnementsvormen) aangegaan voor een bepaalde tijd van één jaar of langer, worden behoudens opzegging (met een termijn van drie maanden) stilzwijgend verlengd met telkens één jaar.
Opzegging dient per aangetekend schrijven te geschieden, uiterlijk tegen het einde van een kalendermaand.
Een Partij is bevoegd de Overeenkomst onmiddellijk geheel of gedeeltelijk buiten rechte te ontbinden, zonder ingebrekestelling, indien de andere Partij in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of de bedrijfsvoering staakt.
Reflective mag de Overeenkomst tevens direct ontbinden indien samenwerking leidt of zal leiden tot voorzienbare imagoschade voor Reflective, of indien zich een ingrijpende wijziging in de zeggenschap van de Opdrachtgever voordoet (change of control).
Prestaties die voor de ontbinding reeds zijn verricht, alsmede de bijbehorende betalingsverplichtingen, vallen buiten een eventuele ongedaanmakingsverplichting.
Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om voort te duren na beëindiging (zoals intellectuele eigendom, geheimhouding, non-concurrentie/no-poaching, aansprakelijkheid en toepasselijk recht), blijven onverminderd van kracht.

Artikel 7: Intellectuele eigendomsrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten op de door Reflective ontwikkelde of ter beschikking gestelde werken (waaronder bijvoorbeeld trainingsmateriaal, software, e-learnings, rapportages en concepten) berusten uitsluitend bij Reflective of haar licentiegevers. Ook ten aanzien van eventuele AI-gegenereerde output waarvan Reflective methodieken de bron vormen, blijven de rechten bij Reflective.
De Opdrachtgever verkrijgt enkel een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het doel van de Overeenkomst.
Het is de Opdrachtgever niet toegestaan aanduidingen omtrent auteursrechten of vertrouwelijke aard uit de geleverde materialen te verwijderen of te wijzigen.
Indien Partijen schriftelijk overdracht van een IE-recht overeenkomen, laat dit onverlet het recht van Reflective om de onderliggende algemene beginselen, methodieken en ideeën voor andere doeleinden te blijven gebruiken.
De Opdrachtgever garandeert dat het door hem aan Reflective verstrekte materiaal geen inbreuk maakt op rechten van derden en vrijwaart Reflective ter zake volledig.

Artikel 8: Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid van Reflective wegens toerekenbare tekortkoming ontstaat slechts nadat de Opdrachtgever Reflective direct, gedetailleerd en schriftelijk in gebreke heeft gesteld en Reflective een redelijke termijn (van ten minste dertig dagen) heeft geboden om de tekortkoming te herstellen, waarbij herstel uitblijft.
De totale aansprakelijkheid van Reflective voor directe vermogensschade is beperkt tot maximaal het bedrag dat voor de desbetreffende Overeenkomst door de Opdrachtgever is betaald (exclusief btw), verminderd met out-of-pocket kosten aan Derdeleveranciers. Deze aansprakelijkheid zal in geen geval het bedrag van € 100.000,- te boven gaan.
Bij duurovereenkomsten (langer dan één jaar) wordt de vergoeding beperkt tot de factuurwaarde van de voorafgaande twaalf (12) maanden inzake de schadeveroorzakende prestatie.
Reflective is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, dataverlies, imagoschade of schade door bedrijfsstagnatie.
De voornoemde beperkingen vervallen indien er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de directie van Reflective.
Elke vordering tot schadevergoeding vervalt indien de Opdrachtgever niet binnen drie (3) maanden na het ontdekken van de schade de vordering schriftelijk bij Reflective heeft ingediend.

Artikel 9: Relatiebeding (No-poaching)

Het is de Opdrachtgever (en aan haar gelieerde entiteiten) gedurende de Overeenkomst, alsmede tot één (1) jaar na beëindiging daarvan, verboden om medewerkers of ingeschakelde zelfstandigen van Reflective in dienst te nemen of hiermee direct of indirect zakelijk samen te werken buiten Reflective om.
Bij overtreding van dit artikel verbeurt de Opdrachtgever een direct opeisbare boete van twaalf (12) maal het laatstgeldende bruto maandsalaris van de desbetreffende medewerker, met een minimum van € 70.000,-. Dit laat onverlet het recht van Reflective om volledige schadevergoeding te vorderen.
Indien de Opdrachtgever het in lid 1 genoemde verbod overtreedt gedurende de looptijd van een actieve Overeenkomst of Project, is Reflective tevens gerechtigd de betreffende Overeenkomst met onmiddellijke ingang (buiten rechte) te ontbinden. In dat geval worden alle overeengekomen, dan wel redelijkerwijs te verwachten, projectkosten voor de gehele opdracht direct en volledig opeisbaar, onverminderd de verplichting van de Opdrachtgever tot betaling van de in lid 2 genoemde boete.

Hoofdstuk 2: Samenwerking & dienstverlening

Artikel 10: Informatieverplichtingen

De Opdrachtgever voorziet Reflective tijdig, volledig en kosteloos van alle informatie en gegevens die nodig zijn voor de correcte uitvoering van de Overeenkomst.
De Opdrachtgever is volledig verantwoordelijk voor de juistheid en consistentie van deze informatie. Vertraging of schade als gevolg van gebrekkige informatievoorziening komt voor rekening van de Opdrachtgever.
De Opdrachtgever wijst een vaste contactpersoon aan met voldoende materiekennis, mandaat en bevoegdheid.

Artikel 11: Samenwerking

Beide Partijen verplichten zich tot tijdige en transparante communicatie ter bevordering van de samenwerking.
Reflective zal redelijke huisregels of procedures van de Opdrachtgever naleven, mits deze vooraf schriftelijk zijn gedeeld en de uitvoering van de Diensten niet onevenredig belemmeren.
Indien het voor de uitvoering noodzakelijk is dat personeel van de Opdrachtgever meewerkt, garandeert de Opdrachtgever dat dit personeel over voldoende capaciteiten beschikt. Is dit niet het geval, dan mag Reflective de uitvoering opschorten.

Artikel 12: Service Level Agreement (SLA)

Specifieke afspraken over serviceniveaus worden uitsluitend in een separate, schriftelijke SLA vastgelegd.
Bij het meten van beschikbaarheid worden regulier onderhoud, force majeure en omstandigheden buiten de invloedssfeer van Reflective buiten beschouwing gelaten. De meetgegevens van Reflective zijn daarbij leidend.

Artikel 13: Termijnen en planning

Door Reflective opgegeven leveringstermijnen of opleverdata gelden altijd als streefdata en vormen nimmer een fatale termijn. Overschrijding geeft geen recht op schadevergoeding.
Bij vertraging informeert Reflective de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk omtrent de gevolgen voor de planning.
Indien vertraging ontstaat door handelen of nalaten van de Opdrachtgever (waaronder te late aanlevering of gebrekkige medewerking), is de Opdrachtgever verplicht de daaruit voortvloeiende ‘wachturen’ (niet-productieve uren) van Reflective-medewerkers te vergoeden.

Artikel 14: Garanties

Reflective hanteert een inspanningsverplichting ten aanzien van haar Diensten en garandeert uitsluitend dat deze op vakbekwame wijze en door gekwalificeerd personeel worden uitgevoerd.
Reflective verstrekt geen garanties met betrekking tot producten of diensten van Derdeleveranciers.

Artikel 15: Overmacht

Partijen zijn niet gehouden tot nakoming van enige verplichting (met uitzondering van betalingsverplichtingen) indien zij daartoe gehinderd worden door overmacht in de zin van artikel 6:75 BW.
Onder overmacht zijdens Reflective wordt mede verstaan: ziekte van onmisbaar personeel, overheidsmaatregelen, stakingen, internet- of netwerkstoringen, stroomuitval en tekortkomingen van Derdeleveranciers.
Indien de overmachtsituatie langer dan zestig (60) dagen voortduurt, heeft ieder der Partijen het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden zonder schadeplichtig te zijn. Reeds verrichte prestaties worden naar rato afgerekend.

Artikel 16: Overdracht en onderaanneming

De Opdrachtgever mag rechten en plichten uit de Overeenkomst niet overdragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Reflective.
Reflective is bevoegd om bij de uitvoering van de Diensten gebruik te maken van derden (onderaannemers of zzp’ers), waarbij zij eindverantwoordelijk blijft voor de kwaliteit richting de Opdrachtgever.
In de relatie met Derdeleveranciers (zoals externe softwareleveranciers of zaalverhuurders via directe contracten met de Opdrachtgever) treedt Reflective louter op als coördinator. Reflective is nimmer aansprakelijk voor tekortkomingen van deze Derdeleveranciers.

Hoofdstuk 3: Vertrouwelijkheid en Technologie

Artikel 17: Geheimhouding en beveiliging

Partijen houden alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar verkrijgen strikt geheim en gebruiken deze uitsluitend voor het doel waarvoor deze is verstrekt.
De Opdrachtgever draagt de verantwoordelijkheid voor het veilig en geautoriseerd gebruik van de Diensten, accountgegevens en portalen.

Artikel 18: Privacy en verwerking persoonsgegevens

Beide Partijen handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wanneer Reflective ten behoeve van de Opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt, sluiten Partijen een verwerkersovereenkomst (waarbij het model van Reflective het uitgangspunt vormt).
Voor zover de Opdrachtgever gebruikmaakt van online tools van derden, is hij zelf verantwoordelijk voor de beoordeling van de privacyvoorwaarden van die derden.

Artikel 19: Gebruik van Artificiële Intelligentie (AI)

In het kader van de dienstverlening, waaronder het uitvoeren van Analyses (zoals gedefinieerd in artikel 1), kan Reflective gebruikmaken van systemen die (deels) gebaseerd zijn op artificiële intelligentie (AI). Reflective zet deze AI-systemen in gesloten, beveiligde zakelijke omgevingen (waarbij datatraining door leveranciers is uitgeschakeld) uitsluitend in als ondersteunende en adviserende tool om inzichten over deelnemers of (HR-)data te genereren.
Reflective waarborgt te allen tijde adequaat menselijk toezicht (human-in-the-loop). De AI-systemen genereren uitsluitend conceptinzichten, rapporten of suggesties, welke door een expert van Reflective worden getoetst en gevalideerd. Reflective is te allen tijde transparant naar de Opdrachtgever toe wanneer AI een wezenlijke bijdrage heeft geleverd aan een document of analyse. Reflective neemt, noch faciliteert, geautomatiseerde besluiten die juridische of anderszins aanmerkelijke gevolgen hebben voor medewerkers. Dit ter borging van de eisen uit onder andere de EU AI Act om ongeoorloofde ‘hoogrisico’-inzet uit te sluiten.
De Opdrachtgever is en blijft als werkgever en verwerkingsverantwoordelijke exclusief verantwoordelijk voor de rechtmatige, eerlijke en transparante toepassing van de door Reflective geleverde inzichten binnen diens organisatie. Elke arbeidsrechtelijke, promotionele of beoordelende beslissing omtrent een werknemer dient door een menselijk vertegenwoordiger van de Opdrachtgever te worden genomen; Reflective aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor HR-besluiten die de Opdrachtgever neemt op basis van AI-ondersteunde rapportages.

Hoofdstuk 4: Levering van diensten en zaken

Artikel 20: Consultancy

Werkzaamheden op locatie van de Opdrachtgever worden uitgevoerd conform de geldende arbo-wetgeving. De Opdrachtgever draagt zorg voor een veilige werkplek.
Reflective bepaalt naar eigen inzicht welke consultant wordt ingezet en behoudt zich het recht voor deze tussentijds te vervangen.
Indien de Opdrachtgever gegronde redenen heeft om vervanging te eisen (door aantoonbaar onvoldoende functioneren), zal Reflective hieraan binnen redelijke termijn voldoen.
Annulering door de Opdrachtgever van ingeplande consultancydagdelen binnen achtenveertig (48) uur voor aanvang, leidt tot volledige verschuldigdheid van de kosten.

Artikel 21: Trainingen en workshops

De aard, duur, locatie en kosten van een Training of workshop worden in de Overeenkomst gespecificeerd.
Reflective garandeert de inzet van gekwalificeerde trainers/consultants en verstrekt deelnemers persoonlijk studiemateriaal, uitsluitend voor eigen gebruik.
Verplaatsen: Een Training of workshop (of deel daarvan) kan tot veertien (14) dagen voor de afgesproken datum door de Opdrachtgever kosteloos worden verplaatst. Bij verplaatsing korter dan veertien (14) dagen voor de afgesproken datum wordt 25% van de overeengekomen kosten extra in rekening gebracht.
Annuleren: De Opdrachtgever heeft het recht een Training of workshop te annuleren. Deze annulering is uitsluitend kosteloos indien dit uiterlijk veertien (14) dagen voor de aanvang geschiedt. Vindt annulering plaats binnen veertien (14) dagen voor aanvang, dan is de Opdrachtgever de volledige overeengekomen kosten voor de desbetreffende Training of workshop verschuldigd.
Annulering door Reflective (bijv. wegens ziekte) brengt over en weer geen kostenvergoedingen met zich mee; de Training of workshop wordt verplaatst of reeds betaalde bedragen worden gerestitueerd.

Artikel 22: E-learnings en online leeromgevingen

Indien de Dienst (mede) bestaat uit het ter beschikking stellen van e-learnings of toegang tot een online leeromgeving, verschaft Reflective de Opdrachtgever (of diens aangewezen deelnemers) een niet-exclusief, persoonsgebonden en niet-overdraagbaar recht om deze omgeving te gebruiken. Dit gebruiksrecht is uitsluitend bestemd voor intern gebruik ten behoeve van eigen medewerkers. Het is de Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden de e-learnings of het platform commercieel in te zetten of door te verkopen aan derden.
De verstrekte inloggegevens zijn strikt persoonlijk en mogen niet met derden (waaronder collega’s die niet als deelnemer zijn aangemeld) worden gedeeld. Bij constatering van ongeoorloofd delen is Reflective gerechtigd de toegang per direct te blokkeren zonder recht op restitutie.
In geval van afrekening op basis van het aantal deelnemers, licenties of gestarte e-learnings, vormt de database c.q. de administratie van het door Reflective (of diens Derdeleverancier) beheerde systeem de basis voor de facturatie en geldt deze als volledig bewijs, behoudens tegenbewijs door de Opdrachtgever.
Indien de Opdrachtgever niet tijdig aan zijn betalingsverplichtingen voldoet, is Reflective gerechtigd de toegang tot de online leeromgeving en e-learnings voor alle aan de Opdrachtgever gekoppelde gebruikers op te schorten totdat alle openstaande facturen volledig zijn voldaan.
De toegang tot de e-learning is beperkt tot de in de Overeenkomst overeengekomen termijn. Na afloop van deze termijn vervalt het recht op toegang automatisch. Reflective is na beëindiging van deze termijn gerechtigd om, met inachtneming van de AVG en de verwerkersovereenkomst, persoonsgegevens en voortgangsdata van deelnemers uit de database te verwijderen. De Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het tijdig veiligstellen van eventuele certificaten of overzichten.
In afwijking van hetgeen is bepaald in artikel 21 omtrent annulering, is het annuleren van of restitutie vragen voor e-learnings niet meer mogelijk zodra de inloggegevens aan de deelnemer(s) zijn verstrekt dan wel de toegang is geactiveerd. De levering wordt op dat moment als voltooid beschouwd.
Reflective spant zich in voor een optimale beschikbaarheid van de online leeromgeving, maar kan niet garanderen dat deze te allen tijde ononderbroken beschikbaar is (bijvoorbeeld door noodzakelijk onderhoud of afhankelijkheid van netwerkverbindingen).

Hoofdstuk 5: Detachering

Artikel 23: Detacheringsdiensten

Indien Reflective Medewerkers ter beschikking stelt om onder leiding en toezicht van de Opdrachtgever werkzaamheden te verrichten (detachering/interim), wordt hiervoor een specifieke Overeenkomst gesloten.
Terbeschikkingstelling beoogt nadrukkelijk niet het tot stand brengen van een arbeidsovereenkomst tussen de Medewerker en de Opdrachtgever.
De Opdrachtgever mag de Medewerker niet zonder schriftelijke toestemming van Reflective doorlenen of ter beschikking stellen aan een derde (verbod op doorlening).
Reflective is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door of de kwaliteit van werkzaamheden uitgevoerd door de gedetacheerde Medewerker, daar deze onder direct toezicht en leiding van de Opdrachtgever opereert (ex art. 6:170 BW).

Hoofdstuk 6: Overige bepalingen

Artikel 24: Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op alle Offertes, Overeenkomsten en daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen tussen Partijen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Partijen zullen trachten geschillen in eerste instantie in onderling overleg op te lossen.
Indien een geschil niet minnelijk kan worden beslecht, is de rechtbank Zeeland-West-Brabant, locatie Breda, exclusief bevoegd om van het geschil kennis te nemen.

Artikel 25: Diversen

Wijzigingen van de Overeenkomst zijn uitsluitend geldig indien deze door beide Partijen schriftelijk zijn overeengekomen.
Kennisgevingen kunnen rechtsgeldig digitaal (per e-mail) plaatsvinden. De partij die voor elektronische communicatie kiest, draagt het bewijsrisico omtrent de juiste ontvangst van het bericht.
Het tijdelijk niet afdwingen van een recht of bepaling door Reflective, houdt nimmer een afstand van recht in (rechtsverwerking).
Bij strijdigheid tussen de tekst van een specifieke Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden, prevaleert hetgeen is vastgelegd in de Overeenkomst.
Deze versie van onze algemene voorwaarden is per 1-8-2026 van kracht. De vorige versie is hier terug te vinden.

General Terms and Conditions (English)

Chapter 1: General provisions

Article 1: Definitions

In these General Terms and Conditions, the following terms are used in the following meaning, unless explicitly stated otherwise:

General Terms and Conditions: these general terms of delivery and payment of Reflective.
Reflective / Contractor: the private limited company Reflective B.V., having its registered office at Nijverheidssingel 315, 4811 ZW Breda, registered with the Chamber of Commerce under number 85223654.
Client: the natural person or legal entity entering into an Agreement with Reflective.
Parties: Reflective and the Client jointly.
Third-Party Supplier: an external supplier with whom the Client or Reflective enters into an agreement related to the performance of the Services and/or delivery of Software.
Service(s): all work performed and services rendered by Reflective for the benefit of the Client.
Quotation: a formal written offer from Reflective to enter into an Agreement.
Agreement / Assignment: the arrangement accepted by the Parties regarding the agreed work that Reflective performs or has performed for the Client.
Project: a trajectory organized by Reflective that is developed and provided as a customized solution for the Client.
Scope: the description of the nature, extent, and limitations of a project, framing the goals and deliverables.
Analyses: questionnaires or data measurements administered (digitally) and processed, resulting in a report containing insights about participants.
Training / Workshop: a form of knowledge transfer, interactive (group) session, or education provided by Reflective, which can take place both digitally and physically.
Business Days: calendar days, excluding weekends and generally recognized Dutch public holidays (with May 5 counting as a Business Day annually).
Business Hours: the hours between 09:00 and 17:00 on Business Days, or (in the case of interim services) eight consecutive hours between 08:00 and 18:00.

Article 2: Applicability of General Terms and Conditions

These General Terms and Conditions apply to all offers and Quotations of Reflective, as well as to all Agreements and obligations arising therefrom under which Reflective provides Services to the Client.
The applicability of any purchase or other terms and conditions of the Client is explicitly rejected. Deviations from these General Terms and Conditions are valid only if explicitly accepted by Reflective in writing.
If any provision of these General Terms and Conditions proves to be void or is annulled, the remaining provisions shall remain in full force and effect. In that case, the Parties shall consult to agree upon a replacement provision, taking into account the purpose and intent of the original provision as much as possible.

Article 3: Formation of the Agreement

All Quotations from Reflective are non-binding, unless stated otherwise in writing. Any term specified in the Quotation relates solely to the validity of the offer and does not affect its non-binding nature.
The Client warrants the accuracy and completeness of the data provided to Reflective on which the Quotation is based.
An Agreement is formed as soon as the Client accepts the offer in writing, for example by signing a Quotation or order confirmation.
If acceptance deviates from the Quotation, this shall count as a rejection of the original offer and as an invitation to make a new Quotation.
Verbal promises bind Reflective only if confirmed in writing by an authorized representative of Reflective.

Article 4: Prices and Hourly Rates

Prices and hourly rates stated in a Quotation apply during the period of validity specified therein. Unless a fixed price has been explicitly agreed upon, invoicing takes place based on subsequent calculation of actual hours spent.
All prices and rates are expressed in euros and are exclusive of VAT and other government levies.
Travel, accommodation, and catering expenses will be charged separately, unless agreed otherwise.
Costs for analyses, licenses, or other external facilities will be passed on separately, unless agreed otherwise. The Client is bound by the (license) terms of the Third-Party Suppliers concerned and indemnifies Reflective against claims arising from any breach thereof by the Client.
A surcharge as laid down in the Quotation or Agreement applies to work performed outside regular Business Hours.
Reflective has the right to index its rates annually as of January 1 based on the CBS price index “Collective Agreement Wages, Contractual Wage Costs, and Working Hours (2010=100)” for the preceding year. Price increases from suppliers may be passed on directly by Reflective to the Client.
If the Client consists of multiple (legal) persons, each of them shall be jointly and severally liable for fulfilling the payment obligations.

Article 5: Invoicing and Payment

Invoicing generally takes place retroactively. For assignments with a transaction value exceeding €10,000, Reflective may invoice up to 50% of the total amount in advance, unless agreed otherwise.
Work falling outside the original Scope qualifies as additional work and will be invoiced at the then-prevailing rates. The Client accepts that additional work may affect delivery timelines.
The Client must pay invoices within fourteen (14) days of the invoice date, without any entitlement to discount, suspension, or set-off.
If the payment deadline is exceeded, the Client is in default by operation of law. From that moment, statutory commercial interest increased by 2% per month on the outstanding amount is due.
All extrajudicial collection costs (with a minimum of 15% of the principal amount and an absolute minimum of €500) as well as actual judicial costs incurred shall be borne entirely by the Client.
Complaints regarding invoices or delivered Services must be submitted in writing within five (5) Business Days after the invoice date or execution respectively, failing which the Client’s rights in this respect lapse.
The Client is not permitted to assign or pledge claims against Reflective (property law effect pursuant to Section 3:83 paragraph 2 of the Dutch Civil Code).
Reflective is entitled at any time to demand security from the Client and to suspend its own performance until such security has been provided.

Article 6: Duration, Suspension, and Termination

An Agreement is entered into for the duration specified therein. In the absence thereof, the Agreement shall be deemed to be entered into for an indefinite period, unless the nature of the Services dictates otherwise.
Agreements for an indefinite period may be terminated in writing by either Party after a minimum of one (1) year, taking into account a notice period of three (3) months.
Continuing performance agreements (such as subscription models) entered into for a fixed period of one year or longer shall, failing notice of termination (with a notice period of three months), be tacitly renewed each time for one year.
Notice of termination must be given by registered letter, no later than by the end of a calendar month.
A Party is authorized to dissolve the Agreement extrajudicially in whole or in part with immediate effect, without notice of default, if the other Party is declared bankrupt, applies for a moratorium on payments, or ceases business operations.
Reflective may also terminate the Agreement immediately if collaboration leads to or will lead to foreseeable reputational damage for Reflective, or if a significant change of control occurs within the Client.
Performance already delivered prior to dissolution, as well as associated payment obligations, are excluded from any obligation to undo performance.
Obligations that by their nature are intended to continue after termination (such as intellectual property, confidentiality, non-competition/no-poaching, liability, and applicable law) shall remain in full force and effect.

Article 7: Intellectual Property Rights

All intellectual property rights in the works developed or made available by Reflective (including training material, software, e-learnings, reports, and concepts) vest exclusively in Reflective or its licensors. Rights also remain with Reflective regarding any AI-generated output derived from Reflective methodologies.
The Client acquires solely a non-exclusive, non-transferable, and non-sublicensable right of use, exclusively to the extent necessary for the purpose of the Agreement.
The Client is not permitted to remove or alter any notices regarding copyright or confidential nature from the materials supplied.
If Parties agree in writing to transfer an IP right, this leaves unimpaired the right of Reflective to continue using the underlying general principles, methodologies, and ideas for other purposes.
The Client warrants that the material provided by it to Reflective does not infringe any third-party rights and fully indemnifies Reflective in this respect.

Article 8: Liability

Liability of Reflective due to attributable failure arises only after the Client gives Reflective immediate, detailed, and written notice of default and offers Reflective a reasonable period (of at least thirty days) to remedy the failure, during which remedy is not effected.
Reflective’s total liability for direct financial loss is limited to a maximum of the amount paid by the Client for the Agreement concerned (excluding VAT), minus out-of-pocket costs to Third-Party Suppliers. In no event shall this liability exceed the amount of €100,000.
In the case of continuing performance agreements (longer than one year), compensation is limited to the invoice value of the preceding twelve (12) months regarding the damage-causing performance.
Reflective is never liable for indirect damage, including consequential loss, lost profits, missed savings, loss of data, reputational damage, or damage due to business interruption.
The aforementioned limitations lapse if there is intent or willful recklessness on the part of Reflective’s management.
Any claim for damages lapses if the Client has not submitted the claim in writing to Reflective within three (3) months after discovering the damage.

Article 9: Non-Solicitation / No-Poaching Clause

The Client (and its affiliated entities) is prohibited during the Agreement, as well as up to one (1) year after its termination, from employing or collaborating directly or indirectly in a business capacity with employees or engaged independent contractors of Reflective outside of Reflective.
Upon violation of this article, the Client forfeits an immediately payable penalty of twelve (12) times the most recent gross monthly salary of the relevant employee, with a minimum of €70,000. This does not affect Reflective’s right to claim full compensation.
If the Client violates the prohibition in paragraph 1 during the term of an active Agreement or Project, Reflective is also entitled to dissolve the relevant Agreement with immediate effect (extrajudicially). In that case, all agreed upon, or reasonably expected, project costs for the entire assignment become immediately and fully due, without prejudice to the Client’s obligation to pay the penalty mentioned in paragraph 2.

Chapter 2: Collaboration & Services

Article 10: Information Obligations

The Client shall provide Reflective in a timely, complete, and cost-free manner with all information and data necessary for the proper execution of the Agreement.
The Client is fully responsible for the accuracy and consistency of this information. Delays or damages resulting from inadequate information provision shall be borne by the Client.
The Client shall designate a fixed contact person with sufficient domain knowledge, mandate, and authority.

Article 11: Collaboration

Both Parties commit to timely and transparent communication to promote collaboration.
Reflective will comply with reasonable house rules or procedures of the Client, provided these have been shared in writing in advance and do not disproportionately impede the execution of the Services.
If execution requires Client personnel to cooperate, the Client warrants that this personnel possesses sufficient capabilities. If this is not the case, Reflective may suspend execution.

Article 12: Service Level Agreement (SLA)

Specific agreements on service levels are recorded exclusively in a separate, written SLA.
When measuring availability, regular maintenance, force majeure, and circumstances beyond Reflective’s control are excluded. Reflective’s measurement data shall be decisive.

Article 13: Timelines and Scheduling

Delivery terms or completion dates stated by Reflective always apply as target dates and never constitute strict deadlines (fatale termijnen). Exceeding a target date gives no right to compensation.
In the event of delay, Reflective shall inform the Client as soon as possible regarding the consequences for the schedule.
If delay arises due to acts or omissions of the Client (including late delivery of materials or inadequate cooperation), the Client is obliged to compensate the resulting ‘waiting hours’ (non-productive hours) of Reflective personnel.

Article 14: Warranties

Reflective assumes an obligation of best endeavors (inspanningsverplichting) regarding its Services and solely warrants that these will be carried out in a professional manner and by qualified personnel.
Reflective provides no warranties regarding products or services of Third-Party Suppliers.

Article 15: Force Majeure

Parties are not obliged to fulfill any obligation (with the exception of payment obligations) if hindered by force majeure within the meaning of Section 6:75 of the Dutch Civil Code.
Force majeure on the part of Reflective includes: illness of key personnel, government measures, strikes, internet or network disruptions, power outages, and defaults by Third-Party Suppliers.
If the force majeure situation lasts longer than sixty (60) days, either Party has the right to dissolve the Agreement in writing without liability for damages. Services already rendered will be settled pro-rata.

Article 16: Transfer and Subcontracting

The Client may not transfer rights and obligations under the Agreement to third parties without prior written consent from Reflective.
Reflective is authorized to engage third parties (subcontractors or freelancers) in performing the Services, while remaining ultimately responsible for quality toward the Client.
In relation to Third-Party Suppliers (such as external software suppliers or venue rentals via direct contracts with the Client), Reflective acts purely as a coordinator. Reflective is never liable for defaults of these Third-Party Suppliers.

Chapter 3: Confidentiality and Technology

Article 17: Confidentiality and Security

Parties shall keep strictly confidential all confidential information obtained from each other in the context of the Agreement and shall use it exclusively for the purpose for which it was provided.
The Client bears responsibility for the secure and authorized use of the Services, account credentials, and portals.

Article 18: Privacy and Processing of Personal Data

Both Parties shall act in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR).
Where Reflective processes personal data for the benefit of the Client, Parties shall enter into a data processing agreement (using Reflective’s template as the baseline).
To the extent that the Client uses third-party online tools, the Client is solely responsible for evaluating the privacy terms of those third parties.

Article 19: Use of Artificial Intelligence (AI)

In rendering services, including performing Analyses (as defined in Article 1), Reflective may utilize systems that are (partially) based on artificial intelligence (AI). Reflective deploys these AI systems within closed, secure enterprise environments (where data training by providers is disabled) exclusively as a supporting and advisory tool to generate insights on participants or (HR) data.
Reflective guarantees adequate human oversight (human-in-the-loop) at all times. The AI systems generate only draft insights, reports, or suggestions, which are reviewed and validated by a Reflective expert. Reflective is transparent toward the Client whenever AI has made a substantial contribution to a document or analysis. Reflective does not make or facilitate automated decisions that produce legal or otherwise significant effects for employees, ensuring compliance with requirements such as the EU AI Act to exclude unauthorized ‘high-risk’ deployments.
The Client, as employer and data controller, remains exclusively responsible for the lawful, fair, and transparent application of the insights provided by Reflective within its organization. Any employment, promotional, or assessment decision regarding an employee must be made by a human representative of the Client; Reflective accepts no liability whatsoever for HR decisions made by the Client on the basis of AI-assisted reports.

Chapter 4: Delivery of Services and Goods

Article 20: Consultancy

Work on the Client’s premises is carried out in accordance with applicable working conditions legislation (Arbo). The Client ensures a safe workplace.
Reflective determines at its own discretion which consultant is deployed and reserves the right to replace them in the interim.
If the Client has justified reasons to demand replacement (due to demonstrably inadequate performance), Reflective will comply within a reasonable timeframe.
Cancellation by the Client of scheduled consultancy half-days within forty-eight (48) hours prior to commencement results in full liability for the costs.

Article 21: Trainings and Workshops

The nature, duration, location, and costs of a Training or workshop are specified in the Agreement.
Reflective guarantees the deployment of qualified trainers/consultants and provides participants with personal study materials, strictly for their own use.
Rescheduling: A Training or workshop (or part thereof) can be rescheduled free of charge by the Client up to fourteen (14) days before the agreed date. In case of rescheduling within less than fourteen (14) days prior to the agreed date, an additional 25% of the agreed costs will be charged.
Cancellation: The Client has the right to cancel a Training or workshop. Cancellation is free of charge only if made at least fourteen (14) days prior to commencement. If cancellation occurs within fourteen (14) days prior to commencement, the Client owes the full agreed costs for the relevant Training or workshop.
Cancellation by Reflective (e.g., due to illness) incurs no cost reimbursement obligations for either party; the Training or workshop will be rescheduled, or amounts already paid will be refunded.

Article 22: E-learnings and Online Learning Environments

If the Service (partially) consists of making e-learnings or access to an online learning environment available, Reflective grants the Client (or its designated participants) a non-exclusive, personal, and non-transferable right to use this environment. This right of use is intended exclusively for internal use for its own employees. The Client is explicitly prohibited from commercially deploying or reselling the e-learnings or platform to third parties.
The login details provided are strictly personal and may not be shared with third parties (including colleagues not registered as participants). Upon detection of unauthorized sharing, Reflective is entitled to block access immediately without entitlement to a refund.
In case of billing based on the number of participants, licenses, or launched e-learnings, the database or administration of the system managed by Reflective (or its Third-Party Supplier) forms the basis for invoicing and constitutes full proof, subject to proof to the contrary by the Client.
If the Client fails to meet its payment obligations on time, Reflective is entitled to suspend access to the online learning environment and e-learnings for all users linked to the Client until all outstanding invoices are paid in full.
Access to the e-learning is limited to the term agreed in the Agreement. After expiry of this term, the right of access automatically lapses. After termination of this term, Reflective is entitled, with due observance of the GDPR and the data processing agreement, to delete personal data and progress data of participants from the database. The Client is solely responsible for securing any certificates or overviews in a timely manner.
In deviation from Article 21 regarding cancellation, canceling or requesting a refund for e-learnings is no longer possible once login credentials have been provided to participant(s) or access has been activated. Delivery is considered complete at that point.
Reflective endeavors to ensure optimal availability of the online learning environment, but cannot guarantee uninterrupted availability at all times (e.g., due to necessary maintenance or dependency on network connections).

Chapter 5: Secondment

Article 23: Secondment Services

If Reflective makes Employees available to perform work under the direction and supervision of the Client (secondment/interim), a specific Agreement shall be concluded for this purpose.
Provision of personnel explicitly does not aim to create an employment agreement between the Employee and the Client.
The Client may not re-hire or make the Employee available to a third party without written consent from Reflective (prohibition on re-leasing/sub-secondment).
Reflective is not liable for damage caused by or the quality of work performed by the seconded Employee, as the latter operates under the direct supervision and direction of the Client (pursuant to Section 6:170 of the Dutch Civil Code).

Chapter 6: Miscellaneous Provisions

Article 24: Applicable Law and Jurisdiction

All Quotations, Agreements, and resulting legal relationships between Parties are exclusively governed by Dutch law.
Parties shall attempt to resolve disputes in mutual consultation in the first instance.
If a dispute cannot be settled amicably, the District Court of Zeeland-West-Brabant, location Breda, shall have exclusive jurisdiction to hear the dispute.

Article 25: Miscellaneous

Amendments to the Agreement are valid only if agreed upon in writing by both Parties.
Notifications may validly take place digitally (by email). The party choosing electronic communication bears the risk of proof regarding the proper receipt of the message.
The temporary non-enforcement of any right or provision by Reflective shall never constitute a waiver of rights.
In the event of a conflict between the text of a specific Agreement and these General Terms and Conditions, the provisions set out in the Agreement shall prevail.
This version of our general terms and conditions is effective as of 1-8-2026.

Bel ons