Opleidingsbudget? 6 tips voor meer rendement

Professionele ontwikkeling van medewerkers wordt steeds belangrijker binnen organisaties. Niet alleen als secundaire arbeidsvoorwaarde, maar ook als strategische noodzaak om als organisatie competitief te blijven in de markt (en daarmee bij te dragen aan het voortbestaan van de organisatie). En het belang om hier een flink budget voor vrij te maken wordt steeds groter. Als er budget vrijgemaakt wordt, dan wil dat alleen nog niet zeggen dat het ook gebruikt wordt.

Uit onderzoek van NIDAP blijkt dat ruim 40% van alle budgetten niet gebruikt worden! In de praktijk komen we ook tegen dat dit budget gebruikt wordt als buffer om tegenvallende bedrijfsresultaten te compenseren. Best wel vreemd toch?

De 6 tips in het kort

1. Start met inzicht
2. Creëer de juiste leeromgeving
3. Benut de leer- en ontwikkelstijl van medewerkers
4. Activeer medewerkers en managers
5. Focus op de toepassing en optimaliseer
6. Meet de impact (en het rendement)

1. Krijg scherp inzicht in leerbehoeften voor optimaal gebruik van je opleidingsbudget

Het lijkt zo simpel, maar vaak wordt deze stap gewoon overgeslagen. “Wij van HR weten wel waar onze mensen behoefte aan hebben.” De manager kan er ook wat van, overigens ;-). Dus, bepaal het niet zelf, maar identificeer de leerbehoeften binnen je organisatie. Dat kun je in kaart brengen op drie niveaus: organisatie, team/afdeling en individueel niveau.

Op organisatieniveau kun je de algemene behoefte aan opleiding en ontwikkeling in kaart brengen door dit uit te vragen aan medewerkers (bijv. door middel van een enquête). Maar ook in een bredere context, als onderdeel van een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Zo maken wij voor onze klanten bijvoorbeeld gebruik van 2DaysMood. Een digitaal platform dat een moderne manier biedt om medewerkerstevredenheid te meten. Met 2Daysmood kijken we niet alleen naar het sentiment onder medewerkers of de Employee NPS. We kijken ook naar 15 verschillende factoren die medewerkersgeluk (waaronder Opleiding en Ontwikkeling) bepalen. Hierbij wordt niet alleen gemeten wat medewerkers van een onderwerp vinden, maar ook hoe belangrijk ze het vinden. Dat helpt ons de juiste prioriteiten te stellen.

Het mooie is dat de resultaten ook op afdelingsniveau te bekijken zijn. Zo krijg je dus een goed beeld op organisatie- en afdelingsniveau of medewerkers opleiding en ontwikkeling belangrijk vinden en hoe ze de huidige situatie beoordelen.

Op individueel niveau kun je de leerbehoefte van medewerkers natuurlijk veel specifieker maken. De leerbehoeften zijn het belangrijkste om tot resultaat te komen. Onze definitie van een persoonlijke leerbehoefte is een samenkomst van de persoonlijke leerbehoefte van de medewerker (in lijn met de persoonlijke ambitie) die is afgestemd op de rol of functie en hoe hij/zij functioneert in die rol. Leuk, zo’n definitie. Maar hoe doe je dat dan?

• Breng eerst de drijfveren en talenten van de medewerker in kaart
• Check de aanleg voor het ontwikkelen van de benodigde competenties in de rol/functie
• Bepaal de huidige ‘performance’ van de medewerker (bijv. d.m.v. 360 feedback)
• Breng het ontwikkelpotentieel in kaart
• En geef het ontwikkelpotentieel vorm in een Persoonlijk Ontwikkelplan (POP).

Wellicht overbodig om te benoemen: zorg altijd dat de persoonlijke ontwikkelingsplannen van de medewerkers aansluiting vinden op de functie en de doelstellingen van het team en daarmee ook van de organisatie. Want, als je medewerkers en de managers succesvol zijn, dan is de organisatie ook succesvol.

2. Bouw een leeromgeving waarin je opleidingsbudget écht rendeert

Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Het heeft niet alleen met je cultuur te maken, maar bijvoorbeeld ook met je functiehuis en zelfs met je businessmodel! Je wilt een omgeving waarin leren wordt aangemoedigd en gewaardeerd. Maak leren en ontwikkelen daarom tot een kernwaarde van je organisatie en zorg ervoor dat alle medewerkers begrijpen dat het ontwikkelen van vaardigheden en kennis essentieel is voor het succes van de organisatie.

Als werkgever kun je hier aan bijdragen met een functiehuis dat flexibel is en leerpaden biedt voor medewerkers. In de praktijk zien we helaas nog regelmatig bedrijven die geen goed functiehuis hebben of een klassieke functiewaarderingsmethode gebruiken. Een functiehuis dat opgezet is met de organisatiedoelstellingen in het hoofd, maar geen rekening houdt met de ontwikkeling en toegevoegde waarde (probleemoplossend vermogen) van de medewerkers. Vaak weet alleen HR hoe het functiehuis werkt en voor de rest van de organisatie is het een blackbox en lastig uit te leggen hoe medewerkers zich kunnen ontwikkelen en groeien binnen de organisatie.

Gelukkig zien ook steeds meer werkgevers in dat de belangen van de organisatie en medewerkers in balans moeten zijn en stappen over naar een hybride functiewaarderingssysteem. Organisaties die hier behoefte aan hebben helpen wij met behulp van het Styr-model. Op een praktische manier helpen we ze aan een future proof functiehuis, waarbij loopbaanpaden inzichtelijk worden gemaakt.

Het gedachtegoed van hybride waarderen en belonen gaat natuurlijk veel verder. Voor deze blog willen we je alleen de basisgedachte meegeven en je laten realiseren dat je functiehuis een belangrijke basis moet bieden voor de ontwikkeling van je medewerkers.

En heb je weleens gedacht aan je businessmodel? Hoe draagt dat (niet) bij aan de ontwikkeling van medewerkers? Managers in de organisatie spelen hier een cruciale rol. Want; Investeren in ontwikkeling van mensen rendeert alleen als het businessmodel en de omgeving dit toelaat. Dit lijkt misschien een open deur, maar we zien nog veel werkgevers die traditioneel denken. Zij verwachten van medewerkers dat alle ontwikkeling in hun vrije tijd gebeurt.

Dus ben je als organisatie een zakelijke dienstverlener en is jouw businessmodel gebaseerd op het aantal facturabele uren? Denk dan eens goed na of de billability targets die je hanteert en waar managers onder andere op sturen, het leren en ontwikkelen binnen de organisatie wel toelaten. En ja, dat zou kunnen betekenen dat je die targets naar beneden bijstelt en minder omzet draait als je de rest van je businessmodel laat zoals het is. Maar daar ligt een mooie kans; hoe creëer je een duurzame business die niet gefocust is op productie-uren draaien, maar op leren en ontwikkelen en continu betere dienstverlening?

3. Stem je opleidingsbudget af op de leerstijl van elke medewerker

Het faciliteren van opleidingsmogelijkheden slaat soms ook een beetje door in onze ogen. We zien regelmatig binnen organisaties dat er voor alle medewerkers een e-learning omgeving beschikbaar gesteld wordt van aanbieders zoals LinkedIn Learning, Good Habitz, Skillstown, etc.. Vervolgens is de HR-manager teleurgesteld dat slechts 25% van de medewerkers er gebruik van maakt. En dat terwijl het toch zo’n forse investering is (en daarmee 75% weggegooid geld…). Wat mist is inzicht in de persoonlijke leer- en ontwikkelstijlen van de medewerkers, die als input kunnen dienen in het selectieproces voor opleidingsmogelijkheden.

Waarom zou je iemand e-learning aanbieden als diegene veel liever in de praktijk leert? Zonde toch? Het herkennen van de leer- en ontwikkelstijl is dus essentieel om budget in te zetten op de juiste manier. We onderscheiden er vier:

Gestructureerd theoretische leerstijl

Deze medewerkers worden in hun leerstijl vooral gedreven door structuur. Ze houden van ‘uit het hoofd leren’, herhalen van leerstof en gaan het liefst gedetailleerd te werk met logische kleine stappen. Ze vertrouwen graag het aangereikte theoretische materiaal en laten zich makkelijker sturen door een docent/trainer/coach. Ze hebben een sterke behoefte aan een formele leersetting met professioneel lesmateriaal en een vastgesteld programma. Examens/toetsen en certificering zijn een belangrijk onderdeel van het programma.

Gestructureerd praktische leerstijl

Deze medewerkers worden gedreven door structuur en efficiëntie. Ook hebben ze behoefte aan oplossingen en resultaten. Ze vermijden chaos en willen het liefst zo snel mogelijk een nuttige oplossing voor een probleem. Je kent ze vast wel 😉 Ze zijn ook vaak meer calculerend van aard en ze kijken vooral naar de uitvoerbaarheid van dingen. Aandacht voor theorie ontstaat als het direct iets oplevert en uitvoerbaar is. Richt je bij deze medewerkers daarom op relatief korte formele trainingen, workshops en cursussen, waarin ze worden voorzien van praktisch oefenmateriaal op verschillende toepassingsniveaus.

Creatief theoretische leerstijl

Medewerkers met een creatief theoretische leerstijl worden gedreven door ‘de grote lijnen’. Ze zoeken naar verbanden en zijn flexibel in hun aanpak. Zij willen vooral geen gestructureerd plan hebben waarin precies staat hoe ze dingen moeten aanpakken. Deze mensen willen het liefst het grote geheel begrijpen en dan wel zien hoe ze aan de slag gaan. Ze leren door dingen van tevoren te doorgronden, mogelijk door erover te lezen of te praten met andere (ervarings)deskundigen. Ze hoeven niet per se snel resultaat te halen, maar ze zijn meer geïnteresseerd in het theoretische abstracte kader. Geef deze medewerkers daarom de ruimte om zelf te bepalen hoe ze leren, wat ze belangrijk vinden en in welk tempo.

Creatief praktische leerstijl

En dan de laatste: Medewerkers met een creatief praktische leerstijl zijn hoog gedreven door resultaten en oplossingen. ’training (and learning) on the job’ is wat ze het liefste doen. Een gestructureerd leerprogramma of lesmateriaal kost ze alleen maar moeite. Ze geven veel meer de voorkeur aan ervaringen en dingen gewoon proberen. Deze medewerkers zijn met name geïnteresseerd in de grote lijnen en hebben ruimte nodig om dit zelf te ervaren in de praktijk. Studeren en persoonlijke ontwikkeling zien ze als het professionaliseren en erkenning van de eigen capaciteiten.

En? In welke leerstijl herken jij jezelf het meeste? En kijk je ook vanuit dit perspectief naar je persoonlijke ontwikkeling? En van je medewerkers? Grote kans dat daar verschil in zit en dat je dus niet het maximale uit de leeractiviteiten haalt. Met de TMA Talentenanalyse kun je overigens de leer- en ontwikkelstijl van mensen en teams in kaart brengen. Dan hoef je het zelf verder niet uit te zoeken. Handig toch?

Worstel je met het thema? Lees dan meer over hoe we je kunnen helpen of neem direct contact op met
Stijn: 06-27404827 of stuur een berichtje naar info@reflective.agency.

4. Activeer medewerkers en managers

Persoonlijke ontwikkeling van medewerkers is zeker geen feestje van HR. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de medewerker zelf, de manager én HR. Ieder heeft daarin een unieke rol. In de praktijk zien we vaak dat de manager een sleutelrol heeft en de begeleiding voor ontwikkeling in de praktijk biedt. HR biedt de toolbox zodat de manager zijn/haar rol goed kan vervullen om zijn medewerker te helpen ontwikkelen. Dat kan alleen als hij/zij weet hoe ze op een talentgerichte manier om moeten gaan met hun medewerkers.

Voor onze klanten faciliteren wij bijvoorbeeld regelmatig een training ‘Talentgericht Leidinggeven’. Help medewerkers om hun talenten in kaart te brengen en een persoonlijk ontwikkelingsplan op te zetten. Vervolgens wil je dat het persoonlijk ontwikkelingsplan ook echt geactiveerd wordt en dat de medewerker zich gaat ontwikkelen. Om dit proces te stroomlijnen hebben veel organisaties de welbekende HR-gesprekscyclus waarin een evaluatie- en ontwikkelgesprek onderdeel is. Toch blijkt dat vaak niet voldoende te zijn. Medewerkers (en managers net zo goed) worden geleefd door de waan van de dag. En persoonlijke ontwikkeling wordt zodoende een ondergeschoven kindje. Klanten van de organisatie gaan vaak voor, toch?

Bij ontwikkeling is dus niet het stellen van een doel de grootste uitdaging, maar de onvoorspelbare weg ernaar toe. Daarom werken wij met Workboost. Zij bieden een platform voor microlearning en activatie. Op die manier blijft de medewerker flexibel zonder het doel uit het oog te verliezen. Elke dag krijg je een boost van 5 minuten om met je persoonlijke ontwikkeling bezig te zijn. Dat doen ze vanuit drie dimensies: kennis, gedrag en gevoel! Zo kunnen medewerkers iedere dag, stapje voor stapje, bezig zijn met hun persoonlijke ontwikkeling.

Wil je meer weten hoe we jou op dat vlak kunnen helpen? Neem dan contact op.

5. Maak leren relevant, stimuleer kennisdeling en verbeter continu de effectiviteit van opleidingen

Zoals je begrijpt zijn we een groot voorstander van gepersonaliseerde ontwikkelingsplannen. Tegelijkertijd snappen we ook dat dat niet altijd mogelijk is en dat je een goede balans moet houden tussen een persoonlijke aanpak en efficiëntie. Sommige ontwikkelingsmogelijkheden wil je juist centraal organiseren en faciliteren. Natuurlijk hoef je niet alles te doen met e-learningplatformen of traditionele opleidingen.

Leren in de praktijk is en blijft super effectief. Het 70:20:10 leermodel (van Charles Jennings) gaat ervan uit dat we het meeste leren door te doen. Jennings geeft aan dat niet voor elke situatie dezelfde verhoudingen gelden, maar dat de principes wel steeds op dezelfde wijze toepasbaar zijn. 70% leren we in de praktijk door te werken. 20% door (online) samenwerken en kennis delen en maken en slechts 10% door formele kennisbronnen (e-learning, internet, training etc.).

Identificeer daarom altijd getalenteerde medewerkers die kunnen fungeren als interne trainers en hun kennis en vaardigheden delen met anderen. Door deze aanpak worden kosten bespaard en kan er meer flexibiliteit geboden worden.

En hoe optimaliseer je dan in de praktijk? Door te meten of en op welke manier iemand progressie in zijn/haar ontwikkeling laat zien. Open communicatie en een positieve feedbackcultuur is hierin essentieel en wordt helaas nog vaak onderschat.

Creëer een open communicatiecultuur waarin medewerkers hun ideeën, feedback en meningen kunnen delen. Dit kan ook het delen van kennis en vaardigheden omvatten. En zorg ervoor dat feedback op leren en ontwikkeling op een constructieve manier wordt ontvangen en gegeven. In de praktijk merken we dat medewerkers dat vaak lastig vinden.

Er is een verschil in verwachtingen (op welk gedrag of vaardigheid geef ik feedback?) en ze vinden het lastig om eerlijk te zijn als het niet zo positief is voor de ontvanger. Ze blijven liever aardig om de sociale cohesie te bewaren. Maar, constructieve (360 graden) feedback is altijd positief en helpt medewerkers juist om beter te worden. Samen groeien en beter worden! In de feedback workshops die we organiseren voor onze klanten staat dit thema centraal. Hoe zorg je voor een gemeenschappelijke taal en werkwijze en hoe kan je nou met elkaar beter worden?

6. Onderbouw de waarde van je opleidingsbudget met meetbare resultaten en concrete KPI’s

En dan de laatste tip, maar zeker niet de minste. Je wilt het rendement in kaart brengen. Als het goed is, is dat een positief rendement. Je hebt de euro’s en activiteiten op de juiste plek ingezet en dat levert resultaat op.

Meet daarom de impact van de ontwikkelingsactiviteiten en het daarmee gemoeide budget door middel van pre- en posttesten en het volgen van de prestaties van de medewerkers als ze hun ontwikkelingsdoel behaald hebben. GoodHabitz schreef er laatst al een blog over met allerlei onderzoeken wat de positieve impact voor jou als werkgever kan zijn als je investeert in learning & development. Hanteer KPI’s die voor jou van belang zijn om het rendement inzichtelijk te maken. Denk aan: verhoogde medewerkerstevredenheid, minder verloop, verhoogde productie of kwaliteit van dienstverlening en natuurlijk niet te vergeten: een hogere klanttevredenheid!

Hopelijk heb je een beter beeld gekregen hoe je je medewerkers beter kunt ontwikkelen en dat het beschikbare ontwikkelingsbudget op de juiste manier wordt ingezet. En dat het natuurlijk ook meer oplevert voor de medewerkers en de organisatie. En we realiseren ons ook dat elke situatie anders is en dat je misschien de behoefte hebt om eens verder te praten over jouw specifieke situatie.

Als dat het geval is, lees dan hier meer over hoe we je kunnen helpen of neem direct contact op met Stijn:
06-27404827 of stuur een berichtje naar info@reflective.agency.