Voorkom de crisis met teambuilding

Dat laatste is in onze snel veranderende wereld natuurlijk geen optie. Verandering is de enige constante. Maar waar begin je? Het is natuurlijk per organisatie verschillend, maar eigenlijk moet je teruggaan naar de kern van het bestaan en de toegevoegde waarde van je organisatie. Een bekende methode om dit voor jezelf scherp te krijgen is het Business Model Canvas van Osterwalder. Ik vind het een fijne manier om de grote lijnen en de essentie van een organisatie op papier te krijgen. En snelgroeiende organisaties zijn natuurlijk bekend met de Scaling-Up methode van Verne Harnish (eerder schreef ik al een blog hoe je je organisatie kan laten groeien met de juiste mensen aan boord. Die is hier te lezen). Binnen Reflective werken we hier zelf mee en geeft ons de juiste structuur om te groeien.

En als je dan vervolgens uitzoomt, dan zie je dat je organisatie eigenlijk een vergaarbak van vraagstukken (werk) is om die toegevoegde waarde te kunnen leveren. En die vraagstukken variëren van eenvoudig tot complex. Om alle vraagstukken op te lossen, heb je verschillende mensen met probleemoplossend vermogen nodig die op de juiste manier met elkaar samenwerken vanuit hun eigen talenten. Voor het gemak ga ik er nu even vanuit dat de organisatiestructuur die nodig is om die vraagstukken op te lossen staat. Ervaar je op dat vlak wel uitdagingen om jouw organisatie wendbaar en flexibel te krijgen? Lees dan eens ‘Dynamisch Organiseren’ van Glenn Frijde. Dat inspireert vast en zeker! En wil je er meer over weten, stuur ons dan even een berichtje. In deze blog ga ik in ieder geval verder op het belang van teambuilding voor de performance van teams/afdelingen.

Leuke inspiratie deed ik op in het boek “Voorkom de crisis!”, waarin Ton Boot over zijn methode vertelt om teams goed te laten functioneren en presteren (inclusief leuke intermezzo’s met voorbeelden uit de praktijk). Sport enthousiastelingen zullen zijn naam wel kennen. Hij is een echte topcoach en fenomeen in de basketbalwereld en heeft veel voor het Nederlandse basketbal betekend. Ik ben geen basketbal fan en zo te lezen was niet iedereen het altijd eens met zijn aanpak als coach, maar desalniettemin geeft het wel een mooi inzicht in zijn manier van handelen. In zijn boek maakt hij de vergelijking tussen topsport teams en het bedrijfsleven. Hij stelt dat in elk team wel eens de klad erin komt en noemt dat ‘de neerwaartse spiraal’. Anders gezegd: Het team functioneert en presteert niet zoals het zou moeten en loopt volledig vast. En die crisis wil je natuurlijk als werkgever of manager het liefst voorkomen. Om die crisis binnen een team te voorkomen behandeld hij een aantal onderwerpen:

Systeemtheorie

Boot start vanuit de systeemtheorie die de basis legt voor de structuur en samenwerking van mensen binnen teams. De kracht zit hem in het team en niet in de optelsom van de individuen (1+1=3). De kunst is om het team optimaal te laten werken en ervoor te zorgen dat mensen in het team niet alleen met zichzelf bezig zijn. Bij een team heb je tenslotte altijd een wederzijdse afhankelijkheid om te kunnen functioneren. Bij tegenslag zie je dat dit vaak verandert. Of wanneer processen niet op orde zijn. Mensen richten zich dan meer op zichzelf dan het grote belang waar ze als team voor staan.

Hoe is jouw organisatie gevormd? En welke teams bestaan daar binnen? En wie vervult welke rol binnen zo’n team? Staat iedereen goed opgesteld als je kijkt naar de vraagstukken die er liggen? Om onze klanten te helpen antwoord te geven op deze vragen maken we bij Reflective graag gebruik van het STYR-model en de TMA-methode. Met het STYR-model helpen we organisaties bij het organiseren van samenwerking door het vertalen van hun strategische ideeën naar een helder organisatie design en samenstelling van teams.

De TMA-methode gebruiken we vervolgens om mensen met hun drijfveren en talenten de juiste rollen binnen de teams te vervullen. In de afbeelding zie je een voorbeeld hoe mensen binnen een team matchen op de benodigde competenties binnen het team.

Maximale inspanning versus optimale inspanning

Topsporters kunnen vanwege hun relatief korte carrière continu maximale inspanning leveren. Maar ieder ander mens is er niet voor gemaakt om continu maximaal te presteren. Een betere ambitie is dan om optimaal te presteren.

Tegelijkertijd verwacht het bedrijfsleven soms maximale prestaties (of gedreven door individuele ambities van mensen zelf), zonder rekening te houden met rustmomenten (sabbaticals).

Boot stelt dat sabbaticals eigenlijk onderdeel zouden moeten zijn van het ritme van teams of medewerkers die maximale prestaties leveren. Een ander belangrijk punt dat hij geeft is dat als je maximaal wilt presteren, dat je te maken krijgt met de verminderde meeropbrengst. Anders gezegd: top performance kost onevenredig veel tijd en is inefficiënt. Goed dus om rekening mee te houden als werkgever of manager: zoek naar de ideale balans tussen investeren in ontwikkeling en groei van mensen versus optimale inspanning en performance. Belangrijk is dat mensen in ieder geval werk doen waar ze energie van krijgen in plaats van dat het ze energie kost. Een goede manier om hier inzicht in te krijgen is de profielmatch van TMA. Hierin worden de drijfveren en talenten van een medewerker gematcht met de benodigde competenties van een bepaalde rol.

En voor wat betreft de ontwikkeling van mensen kan je bijvoorbeeld met de Talenten Analyse kijken naar de leer- en ontwikkelstijl van mensen. De leer- en ontwikkelstijl geeft interessante inzichten om mensen te laten ontwikkelen vanuit hun talenten. Anders gezegd: als ze leren en ontwikkelen vanuit hun talenten kost het ze geen energie en zullen ze sneller zaken toepassen in hun werk.

Cultuur

Boot geeft aan dat de cultuur veel bepaalt. Het staat hoog op de agenda binnen organisaties, maar hoe zit dat binnen (kleinere) teams? Wat is de set van normen, waarden en regels? Boot is duidelijk over zijn aanpak: de vertrouwensrelatie tussen de manager en de teamgenoten is heel belangrijk. Daarom bespreekt hij alles in de groep, is zijn intentie altijd positief (hij is allergisch voor een negatieve houding) en is een afspraak ook echt een afspraak.

En om de vertrouwensrelatie te behouden is hij altijd consequent in zijn gedrag. En dat is niet alles. Zo stelt hij dat een slechte boodschap beter is dan onduidelijkheid. Ook vindt hij dat iedereen te allen tijde z’n uiterste best moet doen en elkaar dient te steunen. Een andere interessante gedachte is dat hij stelt dat gelijkheid eigenlijk oneerlijk is (dat is namelijk alleen toepasbaar onder precies dezelfde omstandigheden en dat is meestal niet het geval). Daarom krijgen mensen in het team een andere behandeling.

Hij hanteert de zogenaamde ingroup en outgroup, waarbij de ingroup redelijk veel overeenkomsten heeft met de A-spelers zoals in de Scaling-Up methode wordt gehanteerd. Hoe selecteer je nu tijdens het sollicitatieproces op cultuur? Is dat op basis van (onderbuik)gevoel?

Veel organisaties hebben goed nagedacht over hun kernwaarden. Heb je er al eens over nagedacht om de kernwaarden door te vertalen naar (kern)competenties voor je organisatie? Als je dan een sollicitant een TMA Talenten Analyse laat doen, dan kan je die gemakkelijk matchen op deze competenties. Dan weet je gelijk of ze gemakkelijk bij je cultuur passen (of dat het ze veel moeite zal kosten).

Uiteraard kan je dit ook gewoon doen met je bestaande teamleden. Alleen even goed nadenken wat je doet met de inzichten als het niet zo goed matcht 😉

Mentale gezondheid

Naast dat teamspelers de juiste fysieke en technische aspecten (kennis en kunde voor normale medewerkers in een organisatie) dienen te hebben, gaat het ook vooral om mentale aspecten die volgens hem essentieel zijn. Hij benoemd voor hem de drie belangrijkste:  intrinsieke motivatie, de discipline en zelfkennis.

De intrinsieke motivatie is misschien wel de sleutel om de crisis te voorkomen of uit de negatieve spiraal te komen. Boot stelt dat er niet alleen gekeken moet worden naar de behoeften van de mensen, maar dat zeker in het geval van een negatieve spiraal, strak op de bal gezeten moet worden als het gaat om de normen en waarden. Eventueel kan het doel (tijdelijk) aangepast worden, waardoor mensen weer terug in de juiste flow komen en de resultaten vanzelf weer beter worden.

Discipline gaat volgens Boot niet over gehoorzaamheid, maar simpelweg ‘afspraak is afspraak’. Als een afspraak niet nagekomen kan worden, maak dan ook geen afspraak. Ook dit is essentieel in de vertrouwensrelatie binnen het team. Zelfdiscipline is zelfs nog lastiger. Daarvoor is ook zelfkennis nodig. En laat nou net de meeste spelers vol zelfvertrouwen zitten (en zichzelf dus overschatten)… In teamverband is daarom niet alleen zelfkennis nodig, maar ook inzicht in elkaar. We organiseren voor onze klanten veel teambuilding sessies waarbij de TMA methode de basis vormt. Inzicht in je eigen drijfveren en talenten, maar ook in die van de ander! Met behulp van diverse opdrachten en praktijkcasussen vormen we het team. Voor managers hebben we ook een speciale training ‘Talentgericht leiding geven’.

Het boek ‘Voorkom de crisis’ leest lekker weg en inspireert je vast om nog meer als coach naar je team te kijken. In deze blog heb ik geprobeerd om wat tools aan te reiken die je als werkgever of manager in staat stellen om betere teams te bouwen en je een (nog) betere coach te maken. Worstel je met zaken in je team of heb je het gevoel dat je er meer uit kan halen voor je organisatie?

Neem direct contact op met Stijn: 06-27404827 of stuur een berichtje naar info@reflective.agency.